Certificado de destrucción de documentos: qué es y por qué tu empresa lo necesita
Destruir documentos confidenciales es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es poder demostrar que se hizo. Ahí entra el certificado de destrucción de documentos: la constancia que respalda que tu archivo fue destruido de forma segura y que no quedó información expuesta.
¿Qué es un certificado de destrucción de documentos?
Es un documento que emite el proveedor del servicio al terminar la trituración. Funciona como comprobante de que el material se destruyó y sirve como evidencia ante auditorías, clientes o cualquier revisión interna de tu empresa.
Destruir es la mitad del trabajo: la otra mitad es poder demostrarlo.
¿Por qué es importante contar con uno?
Respaldo ante auditorías: puedes demostrar qué se destruyó, cuándo y por quién.
Protección de datos personales: si tu empresa maneja datos de clientes, empleados o proveedores, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) exige protegerlos, y eso incluye el momento en que los documentos dejan de ser necesarios.
Control del archivo: te permite dar de baja documentos con evidencia, en lugar de simplemente «desaparecerlos».
Tranquilidad: sabes que el material no terminó en la basura ni en manos de terceros.
¿Qué incluye el servicio de Tridoc?
Cada servicio de destrucción de Tridoc incluye su certificado de destrucción y un manifiesto ecológico. El primero es tu constancia de que los documentos fueron destruidos; el segundo respalda que el papel triturado se destinó a reciclaje.
Cómo se obtiene el certificado, paso a paso
Agendas el servicio. Se programa la fecha con al menos 2 días de anticipación y se hace una cotización aproximada del material.
Se tritura a tu vista. La unidad móvil llega a tu domicilio y puedes presenciar todo el proceso.
Se pesa el material. La báscula de la unidad registra el peso del material destruido.
Recibes tu constancia. Al terminar, se te entrega el certificado de destrucción y el manifiesto ecológico.
Preguntas frecuentes
¿El certificado tiene costo extra? No: el certificado de destrucción y el manifiesto ecológico están incluidos en el servicio.
¿Cuánto tiempo debo conservarlo? Te conviene guardarlo junto con el resto de tu documentación corporativa. Consulta con tu contador o asesor legal los plazos que aplican a tu empresa.
¿Aplica para casas o solo para empresas? El servicio atiende principalmente a empresas, y también a particulares.
Conclusión
Destruir tu archivo de forma segura es importante, pero contar con la constancia es lo que cierra el riesgo. Con un certificado de destrucción, tu empresa puede demostrar que cumplió, sin traslados y a la vista.
¿Necesitas destruir documentos con constancia?
Tenemos sedes en el Bajío (León, Guanajuato) y en Querétaro, y damos servicio en el resto de la República.
